Smanjite vrijeme čekanja pacijenta efikasnim zakazivanjem termina

Svi smo to iskusili, svi to mrzimo i svi smo se žalili. Čekanje na konsultacije ili pregled sa svojim ljekarom u prepunoj čekaonici, često duže od očekivanog, nikome nije zabavno. Pogotovo ako onda morate ponovo u red da biste rezervisali sljedeći termin za pregled.

doktor.jpg


piše: prof. dr. sci. Senad BurakUniverzitet u Sarajevu - glavni projektant sistema MEDEX.EMIS


To je jedan od glavnih izvora pritužbi pacijenata i jedan od glavnih problema kojeg se klinike očajnički žele čim prije riješiti.

Zapravo, izvještaj o korisnicima zdravstvenih usluga u SAD-u iz 2019. pokazuje da je 77% komentara pacijenata o vremenima čekanja striktno negativno, dok bi njih 20% promijenilo pružatelja usluga ako bi se predugo čekalo na pregled. Za više informacija, kliknite na ovaj link:  '2019 Healthcare Consumer Trends Report' ('Izvještaj o trendovima u zdravstvu za 2019 godinu'). 

Upravljanje rasporedima i iskustvo pacijenta moraju se poboljšati, ali odakle početi?

Znamo da je to neizbježno, ali uvijek će biti pacijenti koji kasne, trebaju hitnu intervenciju ili jednostavno ne dođu na zakazani pregled. Iako se ovo ne može u potpunosti kontrolisati, ipak možete primijeniti adekvatne promjene koje će Vam pomoći da svoj raspored što lakše vratite na pravi put.

Mnoge su klinike već implementirale različita digitalna rješenja za poboljšanje upravljanja rasporedima, ali većina ih je i dalje neodlučna da promijene svoj tradicionalni način rada i ostaju permanentno u stanju status quo. Međutim, činjenica je da postoje brojni aspekti dostupnih digitalnih rješenja koji tu mogu puno pomoći, što znači da ne morate u potpunosti izmišljati nove procedure u jednom potezu. U tom slislu možete napraviti postupne promjene koje i dalje mogu značajno utjecati na upravljanje rasporedima termina Vaših doktora i time smanjiti frustraciju pacijenta.

U nastavku navodimo nekoliko koraka koji će Vam pomoći da započnete rješavati taj problem.

Korak 1. analizirajte ponašanje pacijenta prilikom rezervacija termina pregleda

Da biste započeli konfigurisanje rasporeda rezervacija prema potrebama Vaše prakse, morate razumjeti kako Vaši pacijenti zakazuju preglede i koriste Vaše usluge. Koji su najpopularniji termini? Koji se termini najčešće rezerviraju putem Interneta, koji telefonom, a koji putem klasične posjete na recepciju? Koji periodi u danu su najprometniji u čekaonicama, na telefonima i na mreži? Da li određenim službama ili ljekarima treba više zakazanog vremena za preglede od ostalih?

Kreirajte proračunsku tablicu ili bilo koji drugi dokument za praćenje koji je adekvatan i počnite dokumentirati kako Vaša praksa funkcionira. Obavezno uključite cijeli svoj tim u dokumentiranje informacija. Uključite informacije koje treba definirati poput:

  • Koliko vremena treba liječniku za osnovni pregled
  • Koliko je vremena potrebno za specijalizirane procedure
  • Najviše rezervirani sastanci i koje sobe i oprema su potrebni
  • Koliko pacijenata uđe bez zakazanog sastanka
  • Koliko u prosjeku traje telefonska rezervacija
  • U koja doba dana recepcija prima najviše poziva
  • Koliko se pacijenata ne pojavi na zakazanim pregledina

Ove informacije će početi pružati jasniju sliku kako poboljšati raspoređivanje svojih resursa. Odlučite hoćete li prakticirati rezervacije telefonom ili putem Interneta samo određene dane. Odlučite da li bi određeni pregledi trebali imati obavezno ‘vrijeme međuspremnika’ prije ili nakon pacijentovog vremena s liječnikom. Razgovarajte sa svojim timom o poboljšanjima rasporeda i primijenite ih.

Korak 2. donesite odluke na osnovu svojih nalaza

  • Prelazak na mrežni zajednički kalendar
  • Koristite mrežni zajednički kalendar za svoj interni tim. Ovo bi trebalo poboljšati jasnoću i internu komunikaciju i smanjiti greške prilikom rezervacije.
  • Provjerite imate li kalendar koji radi na više uređaja, omogućavajući vama i Vašem timu da budete svjesni i reagirate na sve promjene kad se dogode.
  • Pronađite sistem koji vam omogućava prikupljanje podataka o pacijentu prije, za vrijeme i nakon sastanka. MEDEX.EMIS Vam omogućava da izmijenite postupak rezervacije i pitanja koja se postavljaju pacijentima kako bi odgovarali Vašoj praksi i dobili podatke koji su vam potrebni. Na taj ćete način unaprijed dobiti informacije potrebne za bolju konsultaciju i optimalno korištenje vremena tokom sastanka.

Ponudite svojim pacijentima mogućnost da rezerviraju svoje termine putem interneta

  • Pređite na mrežni sistem zakazivanja sa dovoljno fleksibilnosti za upravljanje različitim trajanjima usluga i koji se može svakodnevno mijenjati ili ažurirati. Na primjer, ako utvrdite da su neki od sati u danu manje zauzeti, ponudite ove termine da se rezerviraju putem Interneta
  • Potražite fleksibilni softver koji se lako može prilagoditi potrebama Vaše ordinacije, osoblja i pacijenata. Pronađite sistem koji će vam omogućiti da upravljate i svojim tretmanima u sobi, opremom ili uređajima i / ili da dodate vremena za pripremu i praćenje uslugama koje su to zahtijevale.
  • Isprobajte besplatne probne verzije softverskih rješenja! MEDEX.EMIS nudi i jedan za koji se ovdje možete prijaviti ili rezervirati demonstraciju od jednog od našeg tima
  • Ako imate nedoumice u vezi sa korišćenjem softvera za on-line rezervacija, pročitajte ovaj članak na našoj stranici: 'Razotkrivamo 5 mitova o online booking-u.

Pošaljite podsjetnike na sastanke kako biste umanjili propuštene sastanke

Ako neprikazivanje predstavlja problem, pokušajte poslati podsjetnike na sastanke e-poštom ili SMS-om. Podsjetnik na sastanak može smanjiti nedolazak do 40%

Pokušajte se držati svog rasporeda

  • Poštujte raspored sastanaka što je više moguće. Ohrabrite pacijente da dođu na vrijeme i osigurajte da promjene u posljednjem trenutku budu svedene na minimum. Liječnici bi također trebali težiti da se što je moguće bliže rasporedu.
  • Budite realni u pogledu vremena zakazivanja i vremena međuspremnika između sastanaka. Ako se termini za sastanke odmiču od početka dana, raspored nikada neće biti tačan.

Korak 3. komunikacija je ključna

  • Kada vršite promjene, obavijestite svoje pacijente zašto se prave i koje su koristi. Ako primijenite mogućnost online rezervacije, jasno navedite da će oni moći rezervirati sastanak 24/7, čak i izvan radnog vremena
  • Za objašnjenje promjena koristite letke čekaonice. Pokažite da radite na poboljšanju iskustva pacijenta i da cijenite svoje vrijeme i vrijeme pacijenata. Koristite QR kodove u štampanim materijalima kako biste svojim tehnološki pametnim pacijentima omogućili trenutni pristup online rezervaciji termina.
  • Neka kašnjenja i dalje će biti neizbježna. Međutim, ako obavijestite svoje pacijente u čekaonici o razlozima kašnjenja, kao što su priliv hitnih sastanaka ili odsutni član osoblja, oni će to razumjeti. Ponudite pacijentu mogućnost da lako zakaže sastanak, ako to želi.
  • Integriranjem on-line rješenja za rezervaciju termina pregleda, poput naprednog MEDEX.EMIS on-line booking modula, komunikacija s Vašim pacijentom obrađivat će se automatski. Jednom kada prime potvrdu rezervacije, moći će sami otkazati ili zakazati sastanak bez potrebe da zovu ili se oslanjaju na recepciju da to učini.

Ovi savjeti imaju za cilj da vam pomognu da analizirate izazove u svojoj praksi i počnete planirati kako se s njima nositi s digitalnim tehnologijama. Pacijenti sve više očekuju veću fleksibilnost, praktičnost i pouzdanost u uslugama koje koriste, a ni medicinske usluge se ne razlikuju. Kao i svaka moderna industrija, stajanje na mjestu i ignoriranje tehnološke evolucije moglo bi rezultirati zaostajanjem.

MEDEX.EMIS nudi integralno rješenje za poliklinike, stomatološke ordinacije i privatne doktorske prakse bez obzira na njihovu veličinu ili specijalizaciju. 


Postanite MEDEX partner

Obratite nam se s povjerenjem da biste dobili više informacija o tome kako će Vam naše rješenje za on-line zakazivanje pregleda pomoći u optimizaciji rada Vaše poliklinike i doprinijeti povećanom zadovoljstvu pacijenta Vašim uslugama.

MEDEX1.jpg

Komentari

Budi prvi da objaviš svoj komentar!

Objavi komentar


Educational Management Information System EMIS
Content and opinions in this site is subjected to the copyright.
Copyright www.emis.ba